세션 참석자(Session Attendance) 관리하기

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세션에 참석할 수 있는 인원 수가 정해져 있나요? 키노트 발표에 어떤 분들이 참석하는 지 알고 싶으신가요? 빌더의 참석(Attendance) 관리 기능을 통해 참석 가능 인원 수를 설정하고, 참석자를 관리하고 대기자를 받을 수 있습니다.

참석(Attendance) 관리 기능을 사용하려면 프리미엄 또는 브랜드 상품을 이용해야 하며 먼저 일정 메뉴에 세션 정보를 등록해두어야 합니다.

I. 참석(Attendance) 관리 화면 가기

우선 빌더의 일정(Schedule) 모듈 화면으로 갑니다. 아래 이미지처럼 참석(Attendance) 탭을 누릅니다:

 

 

II. 인원 수 정원 및 대기자 설정

이 화면에서 체크 박스와 텍스트 박스를 이용하여 세션의 참석 기능을 전체적으로 통제할 수 있습니다. 세션 참가 기능을 관리하는 4 가지 주요 방법을 아래와 같습니다.

1. 참가자들이 세션에 직접 체크인(check-in) 할 수 있기를 원하시나요? 이는 앱 사용자들이 ‘나의 일정 (My Schedule)’ 메뉴에서 세션을 추가할 수 있음을 의미합니다. 만약 이를 허용하시면 ‘Allow Check-in’ 항목을 선택하시고 허용하지 않는다면 해당 항목을 선택하지 않습니다.

 

2. 사용자들이 세션 체크인을 할 수 있는 상황에서 세션별로 참석 인원 수를 제한하고 싶으신가요? 그렇다면 ‘Allow Check-in’ 박스를 체크한 후 ‘Limit Spaces’ 박스도 선택합니다. 그 다음 생성된 빈 박스에 수용 가능한 인원 수를 입력합니다.  

 

 

3. “Allow Check-in’ 과 ‘Limit Spaces’ 를 설정한 상태에서 이 기능을 바로 적용하실 것 인가요? 아님 특정 날짜/ 시간부터 사용자들이 ‘나의 일정(My Schedule)’에 일정을 추가할 수 있게 설정하실 것 인가요?

Notes: 체크인 기능 오픈 시간 설정은 (CHECK-IN BEGINS 항목) 등록 관리 시스템은 아니지만 이것은 모든 앱 사용자들이 동등하게 체크인을 할 수 있는 기회를 부여할 수 있습니다.

 

4. 이미 참가 신청 정원이 초과한 세션에 대기자 명단을 제공하고 싶으신가요? 이 기능은 ‘Allow Waitlist’ 항목을 체크하여 구현합니다. 기존에 신청한 사람 중 참석 취소를 한 사람이 생기면 선착순으로 대기자 명단에 있는 사람이 세션에 참가할 수 있습니다.


위의 4가지 방법을 적절히 조합하여 세션 참가 인원을 효율적으로 관리해보세요.

 

III. ‘체크인(Check-In)’한 앱 사용자 관리하기

참가 가능 인원 수와 대기자 명단을 설정하면 아직 신청 가능한 수와 지금까지 누가 신청하였는지 확인할 수 있습니다.

우선, 참석(Attendance) 탭 화면 좌측에 있는 "Bouncer Tools" 버튼을 클릭하면 두 가지 옵션이 보입니다.

‘참석자 보기(View Attendance)’는 Guest List 를 통해 누가 참가 신청을 하였는지를 보여주고 Wait List 를 통해 누가 대기자 명단에 있는지도 알려줍니다. 참가 신청한 사람이 중 실제 세션에 도착하였다면 명단 이름 앞에 ‘+’ 버튼을 눌러 참석 여부를 표시할 수 있습니다. 


‘참석자 명단 추출 (Export Attendance)’ 은 세션을 신청한 사람들의 이메일과 이름이 담긴 스프레드시트 파일을 이메일로 보내줍니다.

 

IV. 세션 화면에서 참가 인원 수 설정하기

일정 모듈의 특정 세션 화면에서도 참가 인원 관리 기능을 설정할 수 있습니다. 개별 세션 화면의 Attendance 탭에서 위에서 설명한 모든 기능을 조정할 수 있습니다.

지금까지 참가 인원 관리에 관한 기본적인 방법을 설명드렸습니다. 추가로 궁금한 점이 있으시면 info.kr@guidebook.com로 연락부탁드립니다.

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